Gestionando tu tiempo: 5 trucos para listas de tareas eficientes

¿Tienes la sensación de ir siempre con prisas? ¿Te da miedo no terminar tus tareas a tiempo? ¿Ello te genera estrés y sensación de descontrol y poco avance?

Aunque pueda parecer sorprendente todavía hay muchos profesionales que no se sirven de las listas de tareas pendientes para conseguir una mayor y más efectiva gestión de su tiempo.
Entonces a menudo lo que les sucede es que gestionar su tiempo exclusivamente mediante agendas y calendarios les resulta insuficiente.
La sensación de descontrol, de no avance y de sobrecarga les genera un innecesario estrés que retroalimenta su ineficiencia.

Las buenas noticias son que una simple lista de tareas pendientes, reforzada con conocimientos de Programación Neurolingüística, es una buena solución.

¿Y cuáles son los pasos para hacerse una buena lista de tareas pendientes?
  1. Escribe en una lista todas las tareas que quisieras hacer hoy.
    1. Divide las tareas más largas de dos horas en minitareas (de menor duración).
  2. Define cuáles de ellas son:
    1. Urgentes.
      Estas son tareas necesarias para el desarrollo del trabajo presente, por ej.: llamar al departamento de marketing para que me envíen el informe.
    2. Importantes.
      Estas son aquellas tareas necesarias para el desarrollo de tus objetivos profesionales, por ej.: ver un vídeo formativo sobre marketing digital.
    3. Delegables.
      Estas son aquellas tareas que puede desarrollar otra persona.
  3. Elimina de tu lista las tareas Delegables, definiendo a quién se las delegas y acordando con esta persona cuándo te las va a dar realizadas.
  4. Enumera (de 0 a 10) el grado de urgencia o importancia tareas que aún figuren en tu lista.
  5. Confecciona tu lista para hoy combinando aquellas tareas con mayor grado de urgencia con alguna(s) tarea(s) con mayor grado de importancia.
    1. Realiza una lista de tareas que sea humanamente realizable. Si la lista que tienes aún no lo es, delega algunas tareas, pospone algunas de ellas para mañana o reestablece fechas límites con la persona correspondiente.
    2. Pon al principio de tu lista aquellas tareas que has enumerado como más urgentes y empieza a trabajar por ellas.
    3. Prevé siempre “tiempo de oxígeno”, es decir para tareas imprevistas que puedan surgir sobre la marcha.
Lista de tareas
Si haces tu lista en papel, hazlo en uno no usado. Los post-its de colores también son buena opción.
¡Importante!

Un aspecto fundamental para el éxito de la gestión del tiempo es saber exactamente cuál es tu marco temporal de referencia (si no estás seguro del todo, un coach o un curso de Programación Neurolingüística te puede ayudar a descubrirlo y gestionarlo). Y es que no para todos los trabajos ni para todas las personas ese marco es el día. De hecho es frecuente que el marco de evaluación sean la semana o incluso el mes.

En tal caso es importante tenerlo in mente a la hora de confeccionar las listas de tareas del día. De lo contrario puede suceder que se sobrecargue la lista de tareas para hoy, provocando un estresante exceso de trabajo que en realidad puede ser realizado durante los siguientes días del marco real de referencia.

·· Puntos clave ··

Las listas de tareas son una estrategia útil para una gestión relajada y eficiente del tiempo. Hacerlas bien es rápido y sencillo. Los 5 trucos fundamentales para que sean eficientes son:

  1. La división en minitareas;
  2. La delegación a terceros;
  3. La enumeración de urgencia e importancia;
  4. La previsión de “tiempo de oxígeno”;
  5. La definición del marco temporal de referencia.

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