¿Cómo dar una crítica eficientemente?

Uno de los aspectos de mayor relevancia en la gestión de equipos es, sin duda alguna, dar feed-back a los miembros de un equipo. Y es que si un manager no da feed-back a su equipo es como si le dejara a ciegas y a su suerte. ¿Y se puede un responsable permitir tal lujo?

En este artículo vamos a dar 8 pautas claras para dar un feed-back realmente efectivo.

La dificultad del feed-back viene por el hecho que según como éste sea trasladado puede afectar de manera contraproducente a sus receptores. Especialmente cuando se trata de un feeed-back correctivo, es decir una crítica.

De hecho podemos distinguir tres tipos de feed-back según su finalidad:

  1. El feed-back de apoyo
  2. El feed-back correctivo leve
  3. El feed-back correctivo significativo

La finalidad de los feed-backs correctivos es la de modificar o corregir aspectos  del rendimiento de las personas.

En cambio, la finalidad del feed-back de apoyo es la de potenciar algún aspecto de su rendimiento.

Es bueno saber que para cada uno de estos tipos de feed-back conocemos unas pautas concretas sobre cómo darlos que nos sirven para asegurarnos logar el efecto deseado (inclusive para dar el feed-back correctivo, que siempre es más agradable de dar y de recibir).

Claramente, el feed-back más sensible de dar y más exigente de recibir es el feed-back correctivo significativo. Por esto es importante que un manager conozca los pasos para darlo y lograr las modificaciones deseadas.Veámoslo.

En primer lugar, es bueno ser consciente que, como recalca la Programación Neurolingüística, un feed-back no solo brinda la posibilidad de corregir un aspecto del rendimiento de un miembro de un equipo, sino también una oportunidad de motivarlo.

En segundo lugar, a la hora de dar un feed-back correctivo significativo es útil ubicarse en el marco de la comunicación asertiva. Ésta se define como “el tipo de comunicación que permite comunicar lo que se siente, cree, necesita o piensa, abriendo posibilidades de diálogo, comprensión y colaboración con los demás y sin ofenderlos.” Ello representa que en vez de escenificar los sentimientos, hablamos de ellos y en vez de callarnos para no ofender, hablamos con la voluntad de colaborar.

En tercer lugar, el guión ideal a seguir para trasladar un feed-back correctivo significativo es éste:

  1. Describimos el aspecto del rendimiento que es incorrecto. Es vital hacerlo de forma objetiva, evitando los juicios de valores.
  2. Describimos el efecto que dicho aspecto ha tenido sobre personas, recursos o tiempo.
  3. Especificamos con concreción la acción que hay que realizar para llevar a cabo la corrección. Lo hacemos siguiendo la estructura de Sujeto-Verbo-Predicado.
  4. Describimos el efecto positivo que dicha acción tendrá sobre personas, recurso o tiempo.
  5. Describimos el efecto que tendría el no cumplimiento de dicha acción.
  6. Pedimos feed-back a la persona en cuestión sobre su grado de comprensión y compromiso con dicha acción. Asimismo, tenemos en cuenta tanto la habilidad de esta persona para llevarla a cabo, como la importancia y la urgencia de la acción recomendada.

En definitiva, dar feed-back es un aspecto de fundamental importancia para la buena gestión de un equipo y por consiguiente para la consecución de los resultados esperados del mismo. Evitar darlo solo prolonga un problema y darlo mal puede añadir más problemas aún. Como vemos, el saber dar un buen feed-back (incluso el más exigente) es cuestión de conocer cómo hacerlo.

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Gestionando tu tiempo: 5 trucos para listas de tareas eficientes

¿Tienes la sensación de ir siempre con prisas? ¿Te da miedo no terminar tus tareas a tiempo? ¿Ello te genera estrés y sensación de descontrol y poco avance?

Aunque pueda parecer sorprendente todavía hay muchos profesionales que no se sirven de las listas de tareas pendientes para conseguir una mayor y más efectiva gestión de su tiempo.
Entonces a menudo lo que les sucede es que gestionar su tiempo exclusivamente mediante agendas y calendarios les resulta insuficiente.
La sensación de descontrol, de no avance y de sobrecarga les genera un innecesario estrés que retroalimenta su ineficiencia.

Las buenas noticias son que una simple lista de tareas pendientes, reforzada con conocimientos de Programación Neurolingüística, es una buena solución.

¿Y cuáles son los pasos para hacerse una buena lista de tareas pendientes?
  1. Escribe en una lista todas las tareas que quisieras hacer hoy.
    1. Divide las tareas más largas de dos horas en minitareas (de menor duración).
  2. Define cuáles de ellas son:
    1. Urgentes.
      Estas son tareas necesarias para el desarrollo del trabajo presente, por ej.: llamar al departamento de marketing para que me envíen el informe.
    2. Importantes.
      Estas son aquellas tareas necesarias para el desarrollo de tus objetivos profesionales, por ej.: ver un vídeo formativo sobre marketing digital.
    3. Delegables.
      Estas son aquellas tareas que puede desarrollar otra persona.
  3. Elimina de tu lista las tareas Delegables, definiendo a quién se las delegas y acordando con esta persona cuándo te las va a dar realizadas.
  4. Enumera (de 0 a 10) el grado de urgencia o importancia tareas que aún figuren en tu lista.
  5. Confecciona tu lista para hoy combinando aquellas tareas con mayor grado de urgencia con alguna(s) tarea(s) con mayor grado de importancia.
    1. Realiza una lista de tareas que sea humanamente realizable. Si la lista que tienes aún no lo es, delega algunas tareas, pospone algunas de ellas para mañana o reestablece fechas límites con la persona correspondiente.
    2. Pon al principio de tu lista aquellas tareas que has enumerado como más urgentes y empieza a trabajar por ellas.
    3. Prevé siempre “tiempo de oxígeno”, es decir para tareas imprevistas que puedan surgir sobre la marcha.
Lista de tareas
Si haces tu lista en papel, hazlo en uno no usado. Los post-its de colores también son buena opción.
¡Importante!

Un aspecto fundamental para el éxito de la gestión del tiempo es saber exactamente cuál es tu marco temporal de referencia (si no estás seguro del todo, un coach o un curso de Programación Neurolingüística te puede ayudar a descubrirlo y gestionarlo). Y es que no para todos los trabajos ni para todas las personas ese marco es el día. De hecho es frecuente que el marco de evaluación sean la semana o incluso el mes.

En tal caso es importante tenerlo in mente a la hora de confeccionar las listas de tareas del día. De lo contrario puede suceder que se sobrecargue la lista de tareas para hoy, provocando un estresante exceso de trabajo que en realidad puede ser realizado durante los siguientes días del marco real de referencia.

·· Puntos clave ··

Las listas de tareas son una estrategia útil para una gestión relajada y eficiente del tiempo. Hacerlas bien es rápido y sencillo. Los 5 trucos fundamentales para que sean eficientes son:

  1. La división en minitareas;
  2. La delegación a terceros;
  3. La enumeración de urgencia e importancia;
  4. La previsión de “tiempo de oxígeno”;
  5. La definición del marco temporal de referencia.

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